Jákvæð samskipti eru lykillinn að árangri

Afmælisblað Verkís kom út fimmtudaginn 12. maí sl. og er viðtalið úr blaðinu. Hér er hægt að lesa blaðið í heild sinni.

Aðspurður segir Eiríkur sundlaugina Holmen, sem staðsett er í Asker kommune í Noregi og var valin bygging ársins þar í landi 2017, standa upp úr að öllum öðrum verkefnum ólöstuðum. Fram undan hjá Eiríki er verkefnastjórn við hönnun nýs húsnæðis heilbrigðisvísindasviðs Háskóla Íslands. Búið er að setja saman öflugan hóp sem hlakkar til að takast á við verkefnið. Þegar hann er beðinn um að lýsa verkefnastjórn í hnotskurn stendur ekki á svari. „Samskipti, samskipti, samskipti. Þetta eru samskipti á milli allra þeirra aðila sem að verkefninu koma; verkkaupa, hönnuða og annarra hagsmunaaðila verkefnisins,“ segir Eiríkur Steinn.

Hjá Verkís er verkefnastjórnunarferlið fimmþætt: gangsetning, skipulagning, rekstur, vöktun og lokun. „Verkefnastjórnun er ákveðið ferli sem hefst með undirbúningi og skipulagningu verkefnis. Í því þarf að fara í gegnum markmið verkkaupans og hönnunarteymis, spegla það saman. Þú þarft að skipuleggja samskiptin í verkefninu, skoða hvernig á að aðhafast í samskiptum í verkefnavinnunni, skilgreina afurðir, hlutverk og ábyrgð starfsmanna, setja fram stjórnskipulag, tímaáætlanir, áfangaskiptingar og vörður, hagsmunaaðilagreiningu, samskiptaáætlun, áhættugreiningu og slíkt áður en farið er af stað yfir í rekstur og vöktun verkefnis,“ útskýrir Eiríkur Steinn.

Að lokinni skipulagningu er hægt að fara yfir í rekstur og vöktun verkefnisins. „Þá hefst vinnan við að framfylgja því sem þú ert búinn að skipuleggja fyrir verkefnið þitt. Þetta eru meðal annars þættir eins og að fylgja eftir mönnun, áhættuþáttum og ábendingum en undir liðunum rekstur og vöktun er eitt mikilvægasta starf verkefnastjórans að fylgja eftir tíma- og kostnaði og framvindu verkefnisins,“ segir Eiríkur Steinn.

Verkefnastjórinn þarf að vakta breytingar í verkefnavinnunni, taka eftir þeim og grípa til aðgerða ef eitthvað er að fara út úr plani; tími og kostnaður eða önnur atriði sem lúta að upprunalegum áætlunum verkefnisins. Að grípa til aðgerða þýðir að þú verður að láta verkkaupann vita, láta viðskiptavininn vita ef eitthvað er að fara úrskeiðis eða ef þú sérð fram á að líkur séu á að við munum ekki standast skil, þá er mjög mikilvægt að láta vita,“ bætir Eiríkur Steinn við.

Draumur að fá að taka þátt frá A til Ö

Eiríkur Steinn segir sundhöllina Holmen í Noregi stærsta og skemmtilegasta verkefnið sem hann hefur tekið að sér á sviði verkefnastjórnunar. „Þetta var draumaverkefni þar sem okkur gafst kostur á að taka þátt í verkefninu frá hugmynd að veruleika. Það þýðir í rauninni bara það að þegar við tókum við þessu verkefni vorum við með autt blað. Við fórum í gegnum nokkur hönnunarskeið þar sem við í upphafi byrjuðum að skissa á auða blaðið. Hugmyndavinna hönnunarhóps í upphafi var í náinni samvinnu við verkkaupann og síðan yfir í þessi formlegu hönnunarferli þar sem verkefnið er boðið út, framkvæmdir hefjast og við fengum tækifæri til að fylgja verkefninu eftir og þjónusta á framkvæmdatíma, alveg þangað til mannvirkið var opnað og við gátum stungið okkur til sunds í lauginni. Þetta var algjört draumaverkefni frá A til Ö,“ segir Eiríkur Steinn.

Þetta er ekki eina sundlaugarverkefnið sem hann hefur tekið þátt í. Þar má nefna tvö verkefni í Noregi, sundhallir í Drøbak og Bodø. Síðarnefnda verkefnið er svipað og sundhöllin í Holmen en aftur á móti unnið á tímum heimsfaraldurs við ýmsar takmarkanir. „En það sem við sjáum og er afskaplega ánægjulegt er að staðsetning samstarfsaðila í krefjandi verkefnavinnu skiptir ekki meginmáli, þökk sé tækninni sem er komin fram í dag og þeim aðbúnaði sem allir eru með. Við getum unnið saman á þverfaglegan hátt í gegnum nútímatækni. Það er frábært að fá tækifæri til að upplifa það. Ef við berum saman vinnuna við Holmen árin 2013 til 2015 og Bodø síðastliðin tvö ár þá fór ég í 50 ferðir til Noregs til að sækja fundi en hef aðeins einu sinni farið til Noregs vegna Bodø,“ segir Eiríkur Steinn. Það sem gerir Bodø aðeins meira krefjandi er að arkitektinn er norskur líka. „Við höfum þurft að eiga mjög þétt samstarf. Þetta hefur allt verið leyst í gegnum fjarfundarbúnað og við höfum líka nýtt okkur nútímatækni í tengslum við BIM þar sem við erum að aðhafast í þverfaglegu samræmingarsamstarfi til að láta drauminn okkar um afurðina verða að veruleika,“ segir hann.

Aðspurður um þær breytingar sem hafa átt sér stað í verkefnastjórnun síðustu ár og áratugi segir Eiríkur Steinn að fagleg verkefnastjórnun í verkefnum, stórum sem smáum, hafi sannað gildi sitt. Hann segir bransann hafa áttað sig á mikilvægi verkefnastjórnunar í verkefnavinnu og að mikilvægt sé að fylgja verkefninu eftir með skýrum verkferlum, ekki síst lokun þess. Þar sé mikilvægt að horfa um öxl, fara yfir það sem gekk vel og það sem gekk illa og yfirfæra þá þekkingu yfir á næsta verkefni. Þannig sé hægt að læra af þeim verkefnum sem Verkís tekur að sér og verða smám saman betri og betri. „Það þjónar hagsmunum okkar sem verkfræðistofu og ekki síður núverandi og framtíðar viðskiptavina,“ segir Eiríkur Steinn að lokum.

Heimsmarkmið